(02) Finance and Administrative Assistant, CoSMO Project

Akwajobs   (Bafoussam, Douala, Cameroon)

Posted : 12 December, 2022

Category : Accounting or Finance and Administration   Location : Bafoussam, Douala, Cameroon

Job type : Full Time

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DESCRIPTION DE POSTE
Poste: Assistant(e) Administratif et Financier, Projet CoSMO

Employeur: Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC)
Superviseur: Finance Officer, Projet CoSMO
Ville, Pays: Zone I (Bafoussam), Zone 2 (Douala)
Nombre de postes: 02, comme indiqué ci-dessus
Expected start date: January, 5h 2023 (contingent on funding)
Duration of the project: 5 years (2023-2028)
Duration of Contract: 12 months (With possibility of extension)
Date de début souhaitée: 05 janvier 2023 (sous reserve du financement)
Durée du projet: 5 ans (2023-2028)
Durée du contrat: 12 mois (avec possibilité d'extension)

A PROPOS DE LA CENC
La Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC) est le siège de l'Eglise catholique au Cameroun, où la promotion de la dignité humaine est au centre des préoccupations des Objectifs de Développement Durable. La CENC œuvre pour assurer la dignité de l'être humain, le bien commun, la subsidiarité et la solidarité de tous les humains. Le travail de développement de la CENC au Cameroun est accompli à travers, l'accès à une éducation de qualité, la santé, la promotion de l'engagement des fidèles pour la réduction des inégalités et l'autonomisation des groupes vulnérables.

RÉSUMÉ DU PROJET CoSMO
Le projet CoSMO (Consolidating Systems and Services for the Management of Orphans and Vulnerable Children), d'une durée de 5 ans et d'un montant d'environ 33 millions de dollars US, est financé par le President's Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) par l'intermédiaire de l'Agence Américaine pour le Développement International (USAID). Il couvrira au moins 68 districts sanitaires dans les I O régions du Cameroun. Le programme sera mis en œuvre par un consortium d'organisations locales dirigé par la Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC) à partir du 1er janvier 2023.
Le programme OEV (Orphelins et Enfants Vulnérables) relève les défis de la prise en charge durable des OEV en renforçant les capacités du Gouvernement de la République du Cameroun (GRC), de la société civile, des communautés et des ménages à fournir des soins et un soutien de qualité aux enfants infectés et affectés par le VIH au Cameroun. Sous la direction de la CENC, les partenaires des sousrécipiendaires, le gouvernement du Cameroun et d'autres parties prenantes travailleront en collaboration pour atteindre environ 65 000 d'OEV et leurs familles dans les districts sanitaires du pays où la charge du VIH est élevée. Le programme consiste en des activités de prévention du VIH et de recherche de cas pour les OEV, ainsi qu'en un soutien communautaire pour la liaison avec les soins et la rétention des enfants et des adolescents vivant avec le VIH, dans le but de contribuer au contrôle de l'épidémie de VIH en atteignant et en maintenant les objectifs 95-95-95 de l'ONUSlDA.

Sous la supervision du Finance Officer, l'Assistant Administratif et Financier sera responsable de la gestion de toutes les questions financières des sous-bénéficiaires du CosMO et des partenaires d'exécution dans une zone particulière ainsi que des bureaux de zone. La zone I comprendra les régions du Nord-Ouest, de l'Ouest et du Sud-Ouest et la zone 2 comprendra les régions du Littoral et du Sud.
 
     Remplir les documents financiers standard (pièces justificatives, demandes de transfert, chèques, etc.) en suivant les directives prescrites et les distribuer selon les besoins.
     Fournir un soutien administratif dans le traitement des transactions financières.
     Préparer, dactylographier, photocopier et numériser les documents connexes. Classer les documents comptables et les rapports financiers selon les directives. Compiler les pièces justificatives (dossier de liquidation/réception) pour appuyer le traitement des transactions financières. Communiquer avec le personnel, les sous-récipiendaires, les partenaires, les vendeurs pour assurer le suivi des documents requis.
     Tenir à jour la fiche d'inventaire des actifs du projet, et s'assurer que cette fiche est à jour. Assurer la gestion administrative du personnel et du site.
     Assurer la gestion financière et comptable de sa zone
     Tenir à jour la caisse enregistreuse et le journal de caisse ; et fournir un rapport sur le solde de caisse à la fin de chaque semaine.
     Effectuer la saisie des données pour l'enregistrement des transactions financières, après validation par le superviseur.
  Assurer l'enregistrement de toutes les transactions financières et comptables selon le plan comptable afin de préparer le rapport financier mensuel à envoyer à l'équipe des finances au niveau central avec toutes les justifications.
     Être le point focal pour le traitement de l'état de rapprochement bancaire mensuel afin de transférer toutes les pièces justificatives concernant le contrôle de ces informations bancaires au niveau central.
     Être le point focal pour le traitement de l'état de rapprochement de la trésorerie par mois afin de transférer tous les documents justificatifs concernant le contrôle de ces informations de trésorerie au niveau central.
     Tenir à jour divers documents financiers (par exemple, chèques en blanc ou non délivrés, coupons de carburant, etc.)
     Gérer les véhicules et les générateurs du projet.
     Collecter les feuilles de route à la fin de chaque mois et les envoyer à l'équipe logistique à Yaoundé.

QUALIFICATIONS MINIMALES
Education et experience
Licence en finance ou toute autre discipline connexe.
Minimum de 03 ans dexpérience professionnelle
•    Expérience de travail dans une ONG sera un avantage
•    Connaissance de TOM2PRO sera un avantage certain.
•    Expérience dans les projets/programmes de lutte contre le VIH/SIDA est un plus de préférence les projets OVC et l'expérience USAID / PEPFAR en général.   Connaissance de l'utilisation du progiciel Microsoft Office.
•    Polyvalence
•    Compétences en matière de formation et de facilitation.
•    Souci du détail, de la précision et de la rapidité dans l'exécution des responsabilités confiées.
•    Proactivité, orientation vers les résultats et le service.
•    Capacité à travailler sous pression.
•    Doit être bilingue avec une connaissance pratique de l'anglais et du français. Déplacements réguliers dans les zones.

Supervision: aucune
Interne: Personnel des Finances et des Opérations du Projet CENC/CoSMO
External: Sous récipiendaire du projet CoSMO- Partenaires d'implémentation, autres prestataires de services zonaux.
Elles sont ancrées dans les valeurs, les principes directeurs, la mission de l'Eglise Catholique et de la CENC. Elles sont requises de chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités. II s'agit de:
     Respect de la dignité de la personne humaine
     Respect du bien commun
     Respect du principe de subsidiarité   Respect du principe de solidarité
     Confiance dans toutes les relations
     Epanouissement professionnel
     Partenariat
     Responsabilité
     Intégrité
     Responsabilité et management
     Esprit stratégique

Avertissement: Cette description de poste n'est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste. Les procédures d'acquisition de talents de la CENC reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l'exploitation. La CENC est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

COMMENT POSTULER

Les fichiers DOIVENT inclure :

l . Lettre de motivation adressée au Secrétaire Général de la CENC ;
2.    CV de pages maximum ,
3.    Liste d'au moins 3 références, dont l'une doit être un dirigeant d'une communauté religieuse/confessionnelle
4.    Preuve de qualifications académiques / professionnelles pertinentes
5.    Preuve d' expérience professionnelle.
Vous pouvez postuler en envoyant vos candidatures à l'adresse suivante : recruitment@necc-cenc.org
En mentionnant "Finance and Administrative Assistant- CoSMO Project et préciser la zone" en objet.
Date limite de reception des candidatures: 15/12/2022 à minuit heure du Cameroun.
Les demandes incomplètes ou reçues après la date limite ne seront pas prises en considération.
Les candidatures féminines sont encouragées.
Ce poste est réservé aux seuls ressortissants camerounais.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
NB : En postulant à cet emploi, le candidat doit comprendre que la CENC protège la vie humaine à tout prix et exigera du candidat qu'il fasse de même s'il est recruté. LA CENC Demande également à son personnel de traiter toutes les personnes avec dignité et respect et de prévenir activement le harcèlement, les abus, l'exploitation et la traite.

English Version

 
JOB DESCRIPTION

Position: Finance and Administrative Assistant, CoSMO Project
Employer: National Episcopal Conference of Cameroon (NECC)
Supervisor: Finance Officer, CoSMO Project
Town, Country: Zone I (Bafoussam), Zone 2 (Douala)
Number of positions: 02, As specified above
Expected start date: January, 5h 2023 (contingent on funding)
Duration of the project: 5 years (2023-2028)
Duration of Contract: 12 months (with possibility of extension)

ABOUT NECC
The National Episcopal Conference of Cameroon (NECC) is the Head Quarter of the Catholic Church in Cameroon, where the promotion of human dignity is at the center of the concerns of the SDGs (Sustainable Development Goals). NECC works to ensure dignity of the human being, common good, subsidiarity and in solidarity of all humans. NECC's development work in Cameroon is accomplished through, access to quality education, health, promoting commitment of the faithful for the reduction of inequalities and empowerment of vulnerable groups.

SUMMARY OF THE CoSMO PROJECT

The 5-year, approximately US$33 million Consolidating Systems and Services for the Management of Orphans and Vulnerable Children (CoSMO) Project funded by the President's Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) through the United States Agency for International Development (USAID) will cover at least 68 health districts across all 10 regions of Cameroon. The program will be implemented by a consortium of local organizations led by the National Episcopal Conference of Cameroon (NECC) as from January l, 2023.
The OVC program addresses the challenges of sustainable care and support to OVC by strengthening the capacities of the Government of the Republic of Cameroon (GRC), civil society, communities, and households to provide quality care and support to HIV-infected and affected children in Cameroon. Under the leadership of NECC, subrecipients' partners, the Government of Cameroon and other stakeholders will work collaboratively to reach about 65,000 OVC and their families in health districts across the country where the HIV burden is high. The program consists of HIV prevention and case finding activities for OVC as well as ensuring community support for linkage to care and retention among children and adolescents living with HIV with the goal of contributing to HIV epidemic control by attaining and sustaining the 95-95-95 targets of UNAIDS.

 

TERMS OF REFERENCE

JOB Summary

Under the Supervision of the Finance Officer, The Finance and Administrative Assistant will be responsible for managing all finance related matters of CosMO Sub Recipients Implementing Partners in a particular zone as well as the zonal offices. Zone I will comprise of the North West, West and South West Regions and Zone 2 will comprise of
Littoral and South Regions.
Duties nd res onsibilities
•    Complete standard financial documents (vouchers, transfer requests, checks, etc.) following prescribed guidelines and distribute as needed.
•    Provide administrative support in the processing of financial transactions.
•    Prepares, types, photocopies and scans related documents. File accounting records and financial reports as directed. Compile supporting documentation (liquidation/receipt file) to support the processing of financial transactions. Communicate with staff, subrecipients, partners, vendors to follow up on required documents.
•    Maintain the project asset inventory sheet, and ensure that the sheet is up to date. Ensure administrative management of the staff and the site.   Financial and accounting management
•    Maintain the cash register and cash journal; and provide a cash balance report at the end of each week.
•    Perform data entry for the recording of financial transactions, after validation by the supervisor.
•    Ensure the recording of all financial and accounting transactions according to the chart of accounts in order to prepare the monthly financial report to be sent to the finance team at the central level with all justifications.
•    Be the focal point for the processing of the monthly bank reconciliation statement in order to transfer all supporting documents concerning the control of this bank information to the central level.
•    Be the focal point for processing the cash reconciliation statement per month in order to transfer all supporting documentation regarding the control of this cash information to the central level.
•    Maintain various financial documents (e.g. blank or undelivered checks, fuel coupons, etc.).
•    Manage project vehicles and generators.
•    Collect log sheets at the end of each month and send them to the logistics team in Yaoundé.

MINIMUM QUALIFICATIONS

Education an ex erience
•    A Bachelor's degree in Finance or any other related discipline.
•    Minimum of 03 years work experience
•    Experience working in an NCO will be an advantage
•    Knowledge in TOM2PRO will be a distinct advantage
•    An experience in HIV/ AIDS project/ programs is a plus- preferably OVC projects and USAID / PEPFAR experience in general
•    knowledge on the usage of Microsoft Office package.

Personal Qualities

     Ability to multi task
     Training and facilitation skills.
     Attention to details, accuracy and timeliness in executing assigned responsibilities.
     Proactive, results-oriented and service-oriented.
     Ability to work under pressure.

Language required/desired

     Must be bilingual with a working knowledge of English and French.
Trqvel required: Regular travel within the project zone.

KEY WORKING RELATIONSHIP

Supervisory: None
Internal: Finance and Operations staff of NECC/CoSMO Project
External: CoSMO Sub Recipients - Implementing Partners, Other zonal service providers.

NECC-wide Competences (for all NECC staff)

These are rooted in values, guiding principles, and mission of the Catholic Church and the NECC. They are required of each staff member to fulfill his or her responsibilities and achieve the desired results. These are:   Respect for the dignity of human being
     Respect for the common good
     Respect for the principle of subsidiarity
     Respect for the principle of solidarity
     Trust in all relationships
     Professional growth
     Partnership with others
     Responsibility and accountability
     Integrity
     Responsibility and management
     Strategic mindset

Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skills, efforts, tasks and responsibilities associated with the position. NECCs talent acquisition procedures reflect our commitment to protecting children and vulnerable adults from abuse and exploitation. NECC is an equal opportunity employer.

HOW TO APPLY

Files MUST include:
1.    Cover letter addressed to the Secretary General of NECC
2.    CV of maximum 4 pages
3.    List of at least 3 references, one of which should be a leader of a religious/faith community
4.    Evidence of relevant academic / professional qualifications
5.    Proof of professional experience.
You can apply by sending your applications to the following address: recruitment@necc-cenc.org
Mentioning "Finance and Administrative Assistant— CoSMO Project and specify the zone" in the subject line
Deadline: 1 5/12/2022 at midnight Cameroon time.
Incomplete applications or applications received after the deadline will not be considered.
Female candidates are encouraged to apply.
This position is reserved only for Cameroonian nationals.
Only shortlisted candidates will be contacted.
NB: In applying for this job, the applicant must understand that NECC protects human life at all costs and will require the applicant to do the same if recruited. NECC also asks its staff to treat all persons with dignity and respect and to actively prevent abuse, exploitation and trafficking.

 

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