Chargé/e Nationale/e de l'Administration et des Finances - UNOCHA CAMEROUN

Akwajobs   (Yaoundé, Cameroun)

Posted : 27 January, 2020

Category : Comptabilité, Audit, Finance   Location : Yaoundé, Cameroun

Job type : Full Time

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Chargé/e Nationale/e de l'Administration et des Finances

Vacancy End Date: 07/02/2020 (Midnight New York, USA)

Background

Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de manière efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, pour atténuer la souffrance humaine et plaider pour les droits des populations dans le besoin, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes.

Dans la perspective de soutenir et renforcer efficacement la coordination de la réponse humanitaire face à un ensemble complexe de facteurs internes et externes, OCHA Cameroun travaille à renforcer le partenariat et les capacités de préparation et de réponse aux urgences, visant à soutenir le Cameroun et être en mesure d’apporter un appui aux agences onusiennes et aux partenaires humanitaires qui assistent les populations les plus touchées et les plus vulnérables.

Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Finances travaillera au bureau OCHA Cameroun sous la supervision directe du Chargé de l’Administration et des Finances. Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent à l’administration et à la gestion des ressources financières telles que décrites ci-dessous, il/elle supervisera les tâches du personnel d’appui.   

Il/Elle promouvra une éthique de services axée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles, règlements et procédures des Nations Unies.

Mission

Le/la Chargé(e) national(e) de l’Administration et des Finances assurera spécifiquement les responsabilités suivantes :

Budget et Finance

• Travailler en étroite collaboration avec le Bureau PNUD Cameroun et le siège d’OCHA/NY/Genève pour assurer le suivi quotidien des besoins administratifs, financiers, ressources humaines, achats, voyages du bureau OCHA Cameroun ;
• Participer à l’élaboration du budget de fonctionnement du Bureau OCHA et aux révisions si nécessaire
• Procéder à la vérification mensuelle des IOVs et au suivi des corrections nécessaires par le PNUD dans le système ATLAS ;
• Produire les rapports financiers hebdomadaires sur l’exécution du budget ;
• Adapter les processus et les procédures, anticiper les besoins opérationnels du bureau, proposer des procédures pour améliorer les contrôles internes et l’efficacité et répond aux questions de vérification ;
• S’assurer que les transactions financières sont conformes aux règles et procédures financières des Nations Unies;
• S’assurer que les procédures sont respectées pour chaque paiement ;
• Assurer le paiement des frais de mission du personnel national, consultants, et des partenaires, de la vérification des F10s ainsi que de leur clôture dans UMOJA ;
• Préparer les demandes d'autorisations financières trimestrielles en rapport avec le budget approuvé ;
• Assurer le monitoring des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées ;
• Assurer la mise en œuvre des activités planifiées et budgétisées ;
• Gérer de façon efficiente les autorisations financières mises à disposition ;
• Apporter un appui aux Responsables des Programmes en vue de l'élaboration des projets de budget répondant aux normes requises au sein de l'organisation ;
• Œuvrer pour le développement et le maintien de bonnes relations professionnelles avec les services financiers du PNUD afin d'assurer une réponse rapide aux demandes formulées par les services financiers de OCHA ;
• Faire hebdomadairement une analyse de la consommation budgétaire du Bureau et des sous-bureaux en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision du Chef de Bureau ;
• Assurer la gestion du Petty cash de Yaounde et apporter un appui quotidien aux collègues des sous bureaux, pour la gestion de leurs petites caisses respectives
• Contribuer à la mise en place des règles et procédures visant à assurer une gestion efficiente des ressources de l'organisation ;

Administration generale

• Appuyer le processus de recrutement et de sélection en appliquant les meilleures pratiques des outils et des mécanismes de la politique de Ressources Humaines en vigueur aux Nations Unies;
• Assurer une bonne gestion administrative du personnel local de OCHA et donner un appui administratif aux Sous Bureaux
• Faire le suivi des inventaires et du contrôle des biens de l’organisation à Yaounde et dans les Sous bureaux ;
• Veiller à la bonne maintenance régulière des véhicules OCHA, ainsi qu’aux documents y afférents : contrat d’assurance fiche technique, report journalier de kilométrage sur le carnet de bord;
• Assister le personnel OCHA à travers des conseils pratiques sur les méthodes administratives et financières qui régissent l’organisation ;
• Assurer la supervision directe et régulière du personnel administratif , et leur apporter quotidiennement leadership, appui et mentorat ;
• En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à l'administration du personnel national ;
• Fournir des conseils sur les exigences du système d'évaluation des performances et maintenir un système de suivi de la conformité.
• Tenir des dossiers personnels confidentiels, en s'assurant que les informations sont complètes et mises à jour ;
• Veiller à ce que le personnel qui se sépare finalise les formalités avant son départ ;
• Veiller à ce que les fiches de présence mensuelle du personnel national soient régulièrement mises à jour et envoyées au PNUD en temps opportun ;
• Vérifier la réception des biens et services, en s'assurant que les spécifications, l'état et les quantités des biens sont corrects, et procéder à leur réception dans UMOJA à travers des SES ;
• Procéder à la création des bons de commande pour des LVAs , ainsi que des shopping Carts pour des bons de commande lies aux contrats en cours ;
• Contrôler et gérer l'équipement (élimination, inventaire, NEP / rapport d'inventaire et gestion de la flotte) ;
• S'assurer que les locaux du bureau sont bien entretenus et fournis avec des services communs ;
• Assurer un niveau adéquat de fournitures de bureau et maintenir un système d'allocation et de suivi des fournitures de bureau ;
• Maintenir un système de classement central; assurer une utilisation cohérente et un archivage approprié des documents administratifs, financiers et de ressources humaines officiels.
• Assurer la logistique lors de différentes réunions et ateliers ;
• Assurer un soutien au responsable de l’administration et des finances dans Ia coordination et l’exécution des activités en Administration (initier la préparation de MoU, Contrats de bail, contrats de fournisseurs, LVAs etc.),
• S’assurer de la mise en place d’un système de gestion des voyages (obtention des visas et autres documents administratifs pour le staff):
• S’assurer du respect et de l’efficacité de procédures et outils de gestion pour toutes les opérations logistiques dans tous les bureaux OCHA. Appuyer les collègues dans le renforcement des mécanismes de gestion de la flotte automobile et du carburant ;
• Faire le suivi des inventaires et décaissement du matériel du Bureau ;
• S’assurer du suivi des congés et des absences du personnel ;
• Assurer les fonctions de Learning Champion au sein du Bureau ;
• Assurer l’intérim de l’unité en cas d’absence du responsable de l’administration et des finances ;
• Exécuter d’autres tâches assignées par le responsable de I ‘Administration et Finances ou le Chef de Bureau.

Compétences

Valeurs fondamentales :

• Intégrité
• Professionnalisme
• Respect de la diversité

Compétences-clé :

• Aptitude à la communication
•  Esprit d’équipe
• Leadership
• Aptitude à planifier et à organiser
• Sens de responsabilités et confidentialité
• Créativité
• Souci du client
• Volonté de perfectionnement
• Ouverture à la technologie

Compétences techniques liées au poste :

• Bonne maitrise du logiciel UMOJA/SAP ;
• Bonne connaissance des règles administratives et financières en vigueur aux Nations Unies ;
• Solides compétences en matière de formation, de renforcement des capacités et de coaching
• Solides aptitudes en matière de gestion comptable, budgétaire et financière ;
• Capacité à élaborer et à assurer le monitoring de plusieurs budgets ;
• Rigueur dans la gestion des ressources, biens, équipements, carburant, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures en la matière.

Profil requis

Education

• Etre titulaire d’un Master’s en Administration des Affaires, Comptabilité, Finance ou Gestion des Entreprises ou des projets ou autre domaine connexe.
• Une licence ou diplôme universitaire équivalent majorée d’une expérience supplémentaire de deux ans serait considérée en lieu et place du Master’s ;

Experience

• Avoir au minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans un des domaines suivants : Administration des Affaires, Comptabilité, Finance ou Gestion des Entreprises ou des projets ou autre domaine similaire ;
• Avoir des notions solides sur le respect de la confidentialité
• Avoir au moins 2 années d'expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’Administration et de la Gestion des finances dans une agence des Nations Unies ou dans une ONG internationale
• Avoir de solides connaissances en informatique : Word avancé, Excel, PowerPoint, gestion des courriels, Outlook, etc)
• Avoir une connaissance de UMOJA/SAP serait un atout ;
• Avoir une connaissance du logiciel ATLAS serait un atout ;
• Être capable de travailler dans un environnement sous pression

6. LANGUES

• Maîtrise du Français, écrit et parlé.
• Maîtrise de l’Anglais, écrit et parlé.

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