Executive Assistant at UPL

Akwajobs   (Douala, Cameroon)

Posted : 5 November, 2021

Category : Administration   Location : Douala, Cameroon

Job type : Full Time

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L'Executive Assistante aura pour rôle de:

 

• Administrer et mettre à jour en permanence les agendas des membres du Comité de Direction (prise de rendez-vous et accueil des visiteurs)
• Réceptionner et traiter les courriers
• Rédiger les courriers administratifs des Directeurs
• Organiser l’archivage des dossiers administratifs et contrats des différentes Directions
• Organiser les déplacements des membres du Comité de Direction (ficher de suivi et organisation) et la préparation des dossiers voyage
• Veiller à l’accueil physique et téléphonique des visiteurs
• Organiser le flux d’informations entrantes ou sortantes pour le filtrer, l’hiérarchiser, le diffuser et l’archiver sous forme papier ou électronique
• Mettre à jour les fichiers des contacts pour tous les interlocuteurs du service.
• Assister les dirigeants du Groupe UPL en visite en coordination avec leurs assistantes
• Organiser les évènements (réservations d’hôtel, repas en interne et en externe…)
• Saisir en ligne les bordereaux d’expédition pour l’envoi des documents express à l’étranger.
• Etablir le planning du comité de Direction et du planning des chauffeurs
• Gérer le compte téléphone
• Etablir les visas
• Etablir les notes de débit/crédit et les archiver
• Etablir le planning de suivi des réparations et actions relatives aux véhicules
• Faire un suivi hebdomadaire des relevés GPS des véhicules

 

Il / Elle devra avoir les qualités suivantes:

• Proactif(ve) et motivée par l’atteinte des résultats
• Confidentialité absolue
• Attentif(ve)
• Aptitude à l’organisation et à la planification
• Communicateur efficace aussi bien à l’écrit qu’à l’oral

 

Formation:

• BAC +2,3 avec un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine administratif au sein d’une entreprise multinationale, minimum une expérience internationale de 2 ans (travail).

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