Filing Assistant - UNOPS - 34895 at UNHCR, the UN Refugee Agency

Akwajobs   (Yaoundé, Centre, Cameroun)

Posted : 29 March, 2022

Category : Administration   Location : Yaoundé, Centre, Cameroun

Job type : Full Time

---

Eligible Applicants

This position is advertised open to Group 1, Group 2, if applicable, and external applicants.

Procedures and Eligibility

Interested applicants should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS).

Duties And Qualifications

La Représentation au Cameroun procède à l¿enregistrement des réfugiés et demandeurs d¿asile sur tout le territoire national. Le statut de réfugié est reconnu « à première vue » pour les réfugiés dans les régions frontalières (Extrême Nord, Nord, Adamaoua et Est) tandis qu¿en milieu urbain (Yaounde et Douala) c¿est à l¿issue d¿une procédure de détermination individuelle conduite conjointement avec le Secretariat Technique des Organes de Détermination du Statut de Réfugiés (structure gouvernementale) que le statut de réfugié peut ou non être reconnu à un demandeur d¿asile. Ceci implique qu¿ à Yaounde et à Douala, des dossiers individuels soient créés pour la gestion des aspects de protection, d¿assistance et de mise en œuvre des solutions durables de chaque ménage/individu.

L¿Assistant Archiviste est un membre-clé de l¿Unité d¿Enregistrement et fait partie du personnel de la Section Protection. Ce poste est donc créé en vue d¿assurer la création et la gestion des dossiers physiques. La nature de ses tâches exige discrétion et confidentialité, conformément aux normes et pratiques du HCR et particulierement la politique sur la protection des donnees personnelles des personnes relevant de la compétence de l'Organisation. Le titulaire du poste devra assurer une gestion adéquate de ces dossiers et des archives et assurer non seulement une circulation efficiente des dossiers entre les différentes Unités de la Section Protection mais aussi leur traçabilité. Par ailleurs, la Représentation ayant pour ambition de mettre en place une bibliothèque, l¿Assistant Archiviste sera aussi chargé de la gestion de celle-ci.

Il/elle travaillera de manière indépendante sur les tâches de routine et suivra les instructions du superviseur pour les questions plus complexes.

Sous La Supervision De L'Associé Chargé De L'enregistrement Et De La Gestion Des Données Et En Étroite Collaboration Avec Le Personnel De Protection Du HCR Dans D'autres Unités Fonctionnelles, L'Assistant Archiviste Devra

• Gérer le système de suivi du classement
• S'assurer qu'un système de classement ordonné et systématique est maintenu dans la salle d'archivage (dossiers actifs et clos) pour une récupération efficace et rapide des dossiers.
• S'assurer que le système de suivi des dossiers est correctement utilisé par tout le personnel du bureau et que la circulation des dossiers au sein du bureau et entre les utilisateurs est correctement enregistrée dans le système.
• Maintenir l'accès et les permissions des systèmes de classement des dossiers physiques.
• Gérer les transferts de dossiers.
• Maintenir les dépôts physiques en bon état et utiliser l'espace de manière efficace.
• S'assurer que les données qui sont principalement liées aux demandeurs d'asile et aux réfugiés sont correctement classées dans le dossier individuel physique.
• Prendre les mesures nécessaires pour assurer l'intégrité et la sécurité des dossiers dans les dépôts d'archives.
• Recevoir, enregistrer et transmettre les correspondances entrantes et sortantes et gérer la distribution appropriée des correspondances entrantes aux agents responsables.
• Recevoir et orienter les réfugiés et les demandeurs d'asile en ce qui concerne leur documentation, le processus de détermination du statut de réfugié et la communication des décisions de la DSR.
• Recevoir les appels des réfugiés et des demandeurs d'asile au numéro standards mis en place au niveau de la section.
• Assurer la gestion au quotidien de la bibliothèque
• Assurer l¿interaction avec les usagers, accueillir les lecteurs, les aider dans leurs recherches et les orienter dans leur choix de lecture.
• Sélectionner des titres qui correspondent aux besoins d'information, de formation ou de loisirs des lecteurs qui fréquentent la bibliothèque.
• Classer, étiqueter et conserver les ouvrages depuis leur réception jusqu'à leur mise/remise en rayon afin de les retrouver facilement.
• Préparer les opérations de reliure et d'étiquetage en vue du prêt.
• Contribuer à l¿organisation des expositions, rencontres.
• Effectuer d'autres tâches pertinentes selon les besoins.

Monitoring &Progress Controls

Nombre de dossiers créés ou reconstitués

• Nombre de dossiers mis à jour dans le module de suivi des dossiers dans ProGres v4
• rapport mensuel sur l'utilisation et la gestion des données
• rapport de gestion de la bibliothèque
• etc.

Diplôme d'études superieures ou équivalent.

Minimum de 2 ans d'expérience dans le domaine de l'Enregistrement au HCR.

Competences clés.

• Compétences informatiques (applications MS Office).
• Maîtrise du français (ou de la langue de travail de l'ONU sur le lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais) et de la langue locale.
• Désir d'aider les réfugiés et demandeurs d'asile.
• Expérience de travail avec les réfugiés et demandeurs d'asile.
• Connaissance de la Convention sur les réfugiés
• Expérience de l'interaction avec des personnes vulnérables, y compris la sensibilisation aux questions de genre
• Compétences informatiques, y compris la connaissance des bases de données
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler dans un contexte multiculturel.
• Savoir utiliser les outils bibliographiques et renseigner les lecteurs.
• Savoir classer les documents sur les rayons

Filing Assistant

Organizational Setting and Work Relationships

The Filing Assistant is normally supervised by a more senior staff within the same Unit or in Protection or Operations Data Management Sections.

Subject to the nature of the task/assignment, he/she will work independently on routine tasks, and will request and follow instructions of the supervisor for more complex issues. Contacts are mainly with the colleagues in the same duty station. External contacts are limited to answering queries from other UNHCR offices and seeking information on individual case from other UNHCR offices.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties

• Track incoming/outgoing files in the system and keep in the filing room when not in use by staff, in line with SOPs.
• File correspondence/documents in the physical file and enter data in the database.
• Ensure that an orderly and systematic filing system is maintained in the filing room (active and closed) for efficient and timely retrieval of files.
• Ensure that the File tracking system is properly used by all staff in the office and that file movement within the office and between users is properly recorded in the system.
• Ensure that the data which are mainly related to asylum seekers, refugees and persons of concern to UNHCR are correctly entered into the computer database and filed in the physical individual file.
• Receive, record and forward incoming correspondence and manage its proper distribution to the responsible officers.
• Draft routine correspondence and respond to queries relating to area of responsibility.
• May be required to assist the protection and refugee status determination unit with maintaining and updating the interview schedule as well as communicating with applicant regarding their scheduled appointment.
• Ensure the general maintenance and smooth running of the filing room, i.e. physical arrangement, cleanliness and security.
• May be required to provide clerical and administrative support by stocking and supplying stationery, receive and dispatch of external and internal office pouches and handle all official documentation.
• Make recommendations relating to the organization of the filing system.
• Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications

Field(s) of Education

Not applicable.

(Field(s) of Education marked with an asterisk* are essential)

Certificates and/or Licenses

Not specified.

(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience

Essential

Not specified.

Desirable

Completion of UNHCR learning programmes or specific training relevant to functions of the position would be an asset.

Functional Skills

• IT-Computer Literacy

(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements

For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.
Apply for this job