Finance and operations officer/Responsable des finances et des opérations

   (Maroua)

Posted : 15 February, 2022

Category : Finance and accounting   Location : Maroua

Job type : Full Time

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Finance & Operations Officer (local hire) Job Code: FNCE60036 Job Family: Finance Compensation Band: KK JOB DESCRIPTION Job Title: Finance & Operations Officer Project: Cameroon Strengthening Civil Society and Community Resilience Program (SCS-CRP) FHI 360 is a global development organization with a rigorous, evidence-based approach. Our professional staff includes experts in civil society, peacebuilding, health, nutrition, education, economic development, environment, and research. FHI 360 operates from 60 offices with 4,500 staff in the U.S. and around the world. Our commitment to partnerships at every level and our multidisciplinary approach enable us to have a lasting impact on the individuals, communities, and countries we serve–improving lives for millions. FHI 360 is currently recruiting for the position of Finance & Operations Officer for a five-year USAID-funded project, Cameroon Strengthening Civil Society and Community Resilience Program (SCS-CRP), with a budget of $11 million. The goal of the SCS-CRP project is to empower Cameroonians to address their needs through increased access to services and ability to advocate. Job Summary: The Finance & Operations Officer position will be based in Maroua, Far North region and will report to the Director of Administration and Finance. S/he will provide support and assistance to the technical team on project finance and operations, will coordinate with the FHI 360 Country Office and HQ to provide financial and operational support including procurement. S/he will be responsible for operational and finance duties associated with travel and activity planning including logistics and procurement arrangements as well as facilitating financial document management of the project. Finance & Operations Officer – DUTIES AND RESPONSIBILITIES Operational duties: • Assist with the planning, logistics, and management of meeting, workshops, and trainings. • Responsible for coordinating travel authorization (TA) and travel expenses report (TER) of staff and coordinate with finance staff to ensure timely submission of the TAs and TERs. Make staff travel arrangements e.g. hotel booking, ticketing, travel insurance, etc. • Serve as point of contact for all logistical and finance needs for the project • Develop, maintain, and update an accurate inventory list of project property. • Manage the procurement process and inventory of office supplies, computer peripherals, software, furniture, publications, subscriptions, and equipment in accordance with FHI 360 and USAID regulations. Work with Regional office and US office to request appropriate approvals for all procurements. • Conduct annual inventory review and prepare annual inventory report for submission to the Director of Administration and Finance. • Support project closing process as needed. Financial Duties • Set up, maintain, and update the filing system to include financial reports submitted to the FHI 360 office and headquarters (WAMERO and US based) • Maintain and record Cameroon SCS-CRP project expenditures, including verification of invoices and supporting documents prior to making payment and filing • Prepare the monthly financial reports for submission to the finance team and ensure proper receipts and backup documentation are in place • Review project financials report for month end closings, including but not limited to, bank and petty cash accounts reconciliations, travel reconciliations, and travel advance • Maintain financial filing system in accordance with FHI 360 policies • Ensure that all borrowed equipment has been recorded as checked out and returned after use by staff and/or consultants • Work with Country SCS-CRP team to support development of program budget according to the country’s requirement. • Work with country team to update the budget forecast based on previous month actuals and any updated WP. • Work with Finance and in-country finance to adjust expenses if needed. • Run monthly expense and review against budget. • Update reforecast on the Forecast workbook on SharePoint • Recommend appropriate purchasing approaches and strategies to reduce cost where applicable. • Perform other duties as assigned QUALIFICATIONS Requirements: • Bachelor’s degree or its international equivalent in Finance, Accounting or other relevant qualification. • Minimum of 8 years of experience in a similar business field • Detail-oriented • Strong organizational skills • Basic computer skills, with ability to use Microsoft, and other applications such as SharePoint • Strong written and verbal communication skills including in English and French • Must have experience with U.S. government rules and regulations and experience working in an international NGO environment. • Ability to manage and complete numerous tasks with a high degree of organization and limited resources. • Experience of proactively identifying risk, addressing issues and appropriately communicating these to the project staff and country office as needed. • Able to work independently and on a team. • Ability to meet deadlines with strong attention to consistency, detail, and quality. • Ability to travel within country if needed. • Authorization to work in Cameroon. This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. How to Apply Candidates must submit their application, including CV, via email to CameroonSCSCRP@fhi360.org by March 11, 2022, 5:00 p.m. Cameroon time. Email subject line must include “Finance & Operations.” We appreciate all interest in this position, but only shortlisted candidates will be contacted. FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer. FHI 360 is an equal employment and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, disability, veteran status, genetic information or any other status or characteristic protected under applicable law. French version Responsable des finances et des opérations (recrutement local) Projet : Programme de renforcement de la société civile et de la résilience communautaire au Cameroun (SCS-CRP) Aperçu FHI 360 est une organisation à but non lucratif axée sur le développement humain, qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie de manière durable, à travers la promotion de solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel regroupe des experts dans les domaines de la Santé, de l’Éducation, de la Nutrition, de l’Environnement, du Développement économique, de la Société civile, des questions liées au genre, de la jeunesse, de la recherche et de la technologie, ce qui crée une combinaison unique d’expertise qui nous permettent de relever les défis interdépendants actuels en matière de développement. FHI 360 est présente dans plus de 70 pays et sur l’ensemble du territoire des États-Unis. FHI 360 recrute actuellement pour le poste de responsable des finances et des opérations pour un projet de cinq ans, financé par l'USAID, le Programme de renforcement de la société civile et de la résilience communautaire au Cameroun (SCS-CRP), avec un budget de 11 millions de dollars. L'objectif du projet SCS-CRP est de donner aux Camerounais les moyens de répondre à leurs besoins grâce à un meilleur accès aux services et à la capacité de plaidoyer. Résumé du poste Le poste de Responsable des finances et des opérations sera basé à Maroua, dans la région de l'Extrême-Nord, et rendra compte au Directeur de l'administration et des finances. Il/elle fournira un soutien et une assistance à l'équipe technique sur les finances et les opérations du projet, coordonnera avec le bureau national et le siège de FHI 360 pour fournir un soutien financier et opérationnel, y compris l'approvisionnement. Il/elle sera responsable des tâches opérationnelles et financières associées à la planification des voyages et des activités, y compris la logistique et les dispositions d'achat, et facilitera la gestion des documents financiers du projet. Responsable des finances et des opérations - FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS Fonctions opérationnelles • Aider à la planification, la logistique et la gestion des réunions, ateliers et formations. • Responsable de la coordination des autorisations de voyage (TA) et des rapports de frais de voyage (TER) du personnel et de la coordination avec le personnel des finances pour assurer la soumission en temps voulu des TA et des TER. Organiser les voyages du personnel, par exemple la réservation d'hôtel, la billetterie, l'assurance voyage, etc. • Servir de point de contact pour tous les besoins logistiques et financiers du projet. • Développer, maintenir et mettre à jour une liste d'inventaire précise des biens du projet. • Gérer le processus d'approvisionnement et l'inventaire des fournitures de bureau, des périphériques informatiques, des logiciels, du mobilier, des publications, des abonnements et des équipements conformément aux réglementations de FHI 360 et de l'USAID. Travailler avec le bureau régional et le bureau américain pour demander les approbations appropriées pour tous les achats. • Effectuer un examen annuel de l'inventaire et préparer un rapport annuel d'inventaire à soumettre au directeur de l'administration et des finances. • Soutenir le processus de clôture du projet selon les besoins. Fonctions financières • Mettre en place, maintenir et mettre à jour le système de classement pour inclure les rapports financiers soumis au bureau et au siège de FHI 360 (WAMERO et basé aux USA) • Maintenir et enregistrer les dépenses du projet SCS-CRP Cameroun, y compris la vérification des factures et des pièces justificatives avant d'effectuer le paiement et le classement. • Préparer les rapports financiers mensuels à soumettre à l'équipe financière et s'assurer que les reçus et les pièces justificatives sont en place. • Examiner les rapports financiers du projet pour les clôtures de fin de mois, y compris, mais sans s'y limiter, les rapprochements des comptes bancaires et de la petite caisse, les rapprochements des voyages et les avances de voyage. • Maintenir le système de classement financier conformément aux politiques de FHI 360. • S'assurer que tout le matériel emprunté a été enregistré comme emprunté et rendu après utilisation par le personnel et/ou les consultants. • Travailler avec l'équipe SCS-CRP du pays pour soutenir le développement du budget du programme selon les exigences du pays. • Travailler avec l'équipe nationale pour mettre à jour les prévisions budgétaires sur la base des chiffres réels du mois précédent et de tout WP mis à jour. • Travailler avec les services financiers et les services financiers du pays pour ajuster les dépenses si nécessaire. • Exécuter les dépenses mensuelles et les comparer au budget. • Mettre à jour les prévisions sur le classeur de prévisions sur SharePoint. • Recommander des approches et des stratégies d'achat appropriées pour réduire les coûts, le cas échéant. • Effectuer d'autres tâches selon les besoins. NORMES D'EXIGENCES MINIMALES • License/Bachelor’s ou son équivalent international en finance, comptabilité ou autre qualification pertinente. • Minimum de 8 ans d'expérience dans un domaine d'activité similaire. • Souci du détail • Fortes compétences organisationnelles • Compétences informatiques de base, avec la capacité d'utiliser Microsoft et d'autres applications telles que SharePoint. • Solides compétences en communication écrite et verbale, notamment en anglais et en français. • Doit avoir une expérience des règles et règlements du gouvernement américain et une expérience de travail dans un environnement international d'ONG. • Capacité à gérer et à accomplir de nombreuses tâches avec un haut degré d'organisation et des ressources limitées. • Expérience de l'identification proactive des risques, de la résolution des problèmes et de leur communication appropriée au personnel du projet et au bureau de pays, le cas échéant. • Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe. • Capacité à respecter les délais en accordant une grande attention à la cohérence, aux détails et à la qualité. • Capacité à voyager dans le pays si nécessaire. • Autorisation de travailler au Cameroun. La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour mener à bien ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment. Directives de Candidature Les candidats doivent soumettre leur candidature, y compris leur CV, par courrier électronique à CameroonSCSCRP@fhi360.org avant le 11 mars 2022, 17h00, heure du Cameroun. La ligne d'objet de l'e-mail doit inclure « Responsable des finances et des opérations/Finance & Operations. » Nous apprécions tout intérêt pour ce poste, mais seuls les candidats présélectionnés seront contactés. FHI 360 est un employeur qui pratique l'égalité des chances et l'action positive. FHI 360 s'engage à offrir l'égalité des chances en matière d'emploi sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'identité sexuelle, de l'orientation sexuelle, de l'origine nationale ou ethnique, de l'âge, du handicap ou du statut d'ancien combattant en ce qui concerne les politiques, les programmes ou les activités.

 

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NB: 

Les recrutements au Cameroun sont gratuits, prenez garde si des frais vous sont demandés et n'envoyez jamais de l'argent par transfert électronique (MOMO ou OM), ni de pièces personnelles comme votre CNI

 

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