Finance Manager-Grants and contracts ( YAOUNDE)

Akwajobs   (Yaoundé)

Posted : 13 October, 2021

Category : Banking and Finance   Location : Yaoundé

Job type : Full Time

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• Organization: IRC - International Rescue Committee
• Location: Yaoundé (Cameroon)
• Grade: Mid level
• Occupational Groups:
  • Banking and Finance
  • Legal - Broad
  • Procurement
  • External Relations, Partnerships and Resource mobilization
  • Managerial positions
  • Operations and Administrations
  • Grant writing
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• Fondée en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l'un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d'un conflit aux victimes d'oppressions et de conflits violents. Présent dans plus de 40 pays, l'IRC s'engage à la liberté, la dignité humaine et de l'autonomie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se relever et à prendre en main leur avenir.

  IRC Cameroun : 

  IRC a démarré ses activités au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes touchées par la crise liée à Boko Haram, dans l'Extrême Nord du pays. L'assistance aux populations déplacées s'étend dans tout l’Extrême Nord, notamment Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, mettant en œuvre des programmes permettant d'accroître l'accès à l'eau et améliorant les pratiques d'hygiène dans les communautés déplacées et hôtes vulnérables, programmes en espèces permettant aux familles pauvres de subvenir à leurs besoins essentiels et améliorer la sécurité alimentaire et les programmes de protection, notamment en répondant aux besoins spécifiques des femmes et des filles. Le bureau de coordination est situé à Maroua, avec une base terrain à Kousseri et un bureau de représentation à Yaoundé.

  Suite à la crise croissante dans les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest du Cameroun, IRC a étendu ses opérations dans la région du Sud-Ouest en août 2018 et dans le Nord-Ouest en 2019. IRC fournit une assistance humanitaire vitale aux populations déplacées à l'intérieur du pays, avec des bases terrains à Buea et Bamenda.

  Avec son bureau de coordination à Yaoundé, le programme national de l'IRC au Cameroun développera son nouveau plan stratégique "Stratégie 100" en 2021, à travers lequel nous visons à fournir le meilleur impact possible pour les plus vulnérables des garçons, filles, femmes et hommes touchés par les crises humanitaires. Dans tout ce que nous faisons, nous nous efforçons de respecter les valeurs fondamentales de l'IRC que sont l'intégrité, la responsabilité, le service et l'égalité.

  Description du poste:

  Sous la supervision directe du DDF, le gestionnaire financier sera responsable de la gestion financière globale des subventions et des contrats. Le titulaire du poste devra principalement coordonner avec l'équipe de pays du programme et les points focaux du siège l'appui à la mise en œuvre du projet, la préparation des rapports des donateurs, la préparation du budget, le suivi du projet, la vérification des dépenses sur le terrain et au siège par rapport aux restrictions et aux conformités des donateurs.  En outre, il/elle sera également responsable de toute autre gestion des subventions et des activités opérationnelles qui lui seront confiées.

  Principales responsabilités :

  Conformité

  S'assurer que les politiques et procédures du donateur, de l'IRC et du gouvernement sont appliquées de manière efficace et efficiente à chaque subvention par la préparation dans les délais de rapports mensuels, trimestriels, intérimaires et finaux de qualité du donateur et soumis au donateur après avoir terminé le processus de révision interne avec le siège avec des normes élevées. L'accord de partenariat et la politique et les procédures PEERS de l'IRC sont bien exercés et mis en œuvre dans la gestion des sous-bénéficiaires et supervisent la vérification des documents effectuée et le suivi du transfert de fonds du donateur aux partenaires. Les créances font l'objet d'un suivi rigoureux afin de garantir leur recouvrement dans les délais.

  Spécifique

  • Vérifier que toutes les exigences sont assurées par la conformité transactionnelle et le rapprochement des données lors de la préparation de chaque rapport.
  • Chaque dépense erronée est corrigée et les écritures d'ajustement sont préparées et approuvées par le superviseur, puis enregistrées dans le système jusqu'au 30e jour de chaque mois avant que le rapport final ne soit transmis au siège pour examen.
  • Les rapports mensuels, trimestriels et finaux des donateurs et du gouvernement (si nécessaire) sans erreur sont soumis aux donateurs et au gouvernement respectivement avant la date limite.
  • Superviser le transfert de fonds du donateur collectés en temps opportun et s'assurer que vous mettez à jour le suivi mensuel des transferts de fonds sur la boîte jusqu'au 30 de chaque mois.
  • Mettre en place des politiques, systèmes et procédures en matière de finances et de fonctions d'appui, selon les besoins.
  • Suivre le calendrier des rapports des donateurs et veiller à ce que les rapports soient soumis en temps voulu au siège et au donateur.
  • Les actifs sont suivis à partir du système SUN et réconciliés avec le rapport SC sur une base trimestrielle et maintenir un dossier pour cela.
  • S'assurer que les rapprochements de bilans sont examinés lors de la préparation des rapports.
  • Se tenir au courant des exigences des autorités locales en matière financière et veiller au respect des exigences fiscales et légales.
  • Suivre de près toutes les activités financières et tenir le DDF informé de toutes les situations susceptibles d'avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou les performances financières.
  • Renforcer les capacités du personnel en matière de conformité des subventions liées au domaine financier.

  Gestion et suivi du budget

  Assurer une gestion efficace du budget par le biais d'un BVA mensuel, d'un plan de dépenses et d'un examen de conformité, et partager des commentaires constructifs avec les unités respectives sur une base mensuelle. S'assurer que le plan de dépenses est préparé et téléchargé sur le BVA en ligne pour chaque subvention et que le rapport d'analyse mensuel du BVA mesure le plan de dépenses par rapport à la réalité, en plus de l'examen de conformité du donateur.   Participer activement aux réunions de gestion de projet et fournir des commentaires constructifs afin que les décideurs disposent d'informations précises et opportunes pour prendre une décision éclairée. La nouvelle proposition et la révision du budget sont correctement examinées selon les exigences de l'IRC et des donateurs dans les délais impartis.

  Spécifique

  • Nouvelle proposition de budget compilée et soumise à l'examen du DDF dans les délais internes.
  • Examiner les dépenses des subventions et fournir un retour d'information en temps utile aux détenteurs de budget pour une gestion efficace du budget et la conformité avec les donateurs.
  • S'assurer que le plan de dépenses est téléchargé sur le BVA en ligne tous les mois.
  • Préparer et communiquer le plan de dépenses des lignes budgétaires des coûts de programme partagés (SPC) en suivant la politique et la procédure de l'IRC pour chaque subvention.
  • Le suivi des subventions est assuré par l'examen de l'utilisation du budget et la participation aux révisions budgétaires.
  • Le nouveau budget, les réalignements et les révisions sont disponibles en ligne dans les deux jours ouvrables suivant la date maximale.
  • Le rapport BVA mensuel est analysé dès que le SUN réel mensuel est synchronisé, c'est-à-dire avant le 25 de chaque mois. La date de fin atteinte par les dépenses et les problèmes majeurs sont signalés au personnel respectif afin de maintenir la conformité des donateurs et l'utilisation efficace du budget.
  • S'assurer que les ajustements BVA sont enregistrés dans le système SUN et que la recodification proposée est partagée avec les détenteurs de budget/DDF pour approbation.
  • Le personnel financier sur le terrain est au courant des questions relatives aux subventions et à la conformité.
  • Les dossiers des boîtes de subventions sont tenus à jour et peuvent être consultés facilement.
  • Soutenir le DDF dans la préparation du budget de fonctionnement et des rapports réguliers de prévision. New budget proposal compiled and submitted for DDF review within the internal deadlines.
  • Examiner les dépenses des subventions et fournir un retour d'information en temps utile aux responsables du budget pour une gestion efficace du budget et la conformité avec les donateurs.

  Formation du personnel et renforcement des capacités

  S'assurer que le personnel sous sa supervision est bien formé par le biais de la formation en cours d'emploi. L'activité de gestion des performances est mise en place en temps utile pour se familiariser avec les procédures et les politiques opérationnelles.  Renforcer les capacités de l'ensemble du personnel, mais encourager le personnel féminin dans son développement de carrière. Effectuer également des évaluations complètes et constructives des performances de manière objective et opportune et faciliter la discussion des performances et des options de carrière avec le personnel sous supervision. Des réunions régulières en tête-à-tête sont organisées au moins deux heures par mois et les domaines d'amélioration sont identifiés pour un développement efficace du personnel. Encourager et motiver le personnel à accomplir les tâches.

  Spécifique

  • Travailler en étroite collaboration avec l'équipe financière sur le terrain sur les questions techniques et s'assurer que la politique et les procédures de l'IRC sont bien comprises et appliquées.
  • L'évaluation des performances du personnel est effectuée par la direction en partenariat,
  • Maintenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l'équipe, en promouvant un fort esprit d'équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de s'acquitter avec succès de ses fonctions.
  • Renforcer les capacités du personnel en identifiant les lacunes par le biais de formations sur le tas qui aident à travailler à pleine capacité et sous une supervision minimale.

  Gestion des risques et audit

  Travailler en étroite collaboration avec les auditeurs du projet, les auditeurs internes de l'IRC et toute vérification des donateurs et gérer efficacement les questions ou les préoccupations. S'assurer que le taux de change appliqué sur le rapport du donateur est conforme. S'assurer que les comptes de bilan sont étroitement surveillés et que les actions correctives sont achevées avant le rapport final. S'assurer que les règles et règlements de l'IRC, des donateurs et du gouvernement sont appliqués dans les activités quotidiennes.       

  Spécifique

  • Planifier et diriger les audits de projet selon les besoins
  • Gestion efficace du rapport mensuel sur la TVA et des exigences de conformité connexes.
  • Tous les comptes de bilan sont apurés en temps voulu avant la clôture de la subvention.
  • Suivi des recommandations des audits et contrôle de la mise en œuvre du plan d'action correctif.
  • Appliquer efficacement le taux de change conformément aux exigences du donateur et de l'IRC.
  • Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur de la conformité sur la gestion globale des risques et les tâches connexes.

  Autres responsabilités :

  • Soutenir la gestion de la trésorerie en veillant à ce qu'un contrôle interne approprié soit suivi.
  • Soutenir les activités de fin de mois
  • Examiner et approuver les documents en veillant à leur conformité avec les politiques de l'IRC et les lois locales.
  • Préparer le bilan mensuel et assurer le suivi du règlement des éléments en suspens.
  • S'assurer que les paiements sont traités en temps voulu
  • Travailler en étroite collaboration avec
  • Contribuer au bon fonctionnement général du département financier en assumant toute autre tâche assignée par le superviseur.
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