GRANTS OFFICER/ CHARGÉ.E DES SUBVENTIONS

Contexte

    Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.

     PUI est présente au Cameroun depuis 2008, sur le front Est / Adamaoua tout d’abord puis dans l’Extrême Nord (EN) en 2014/2015, via sa base de Maroua. Elle y mène des activités d’urgence et de relèvement en Eau Hygiène et Assainissement (EHA), Sécurité Alimentaire Nutritionnelle et Moyens d’Existence (SANME), Articles Ménagers Essentiels (AME)/Abri. Depuis 2017, PUI s’est étendue dans le Logone-et-Chari (LC) depuis sa base de Kousseri où les équipes mènent des projets en SANME, EHA, Abri AME dans le cadre du Rapid Response Mechanism (RRM).

     Par ailleurs, le Cameroun fait face depuis 2016 à une crise interne dans les régions anglophones du Nord-Ouest et du Sud-Ouest. Cette situation entraine des mouvements de populations qui fuient vers des zones considérées comme plus sûres, notamment dans la région de l’Ouest qui constitue l’un des principaux points d’accueil des déplacés et dans laquelle PUI a décidé de mettre en œuvre un projet RRM inspiré du projet à l’Extrême-Nord et adapté au contexte local. Ce projet couvre les secteurs de l’Assistance Alimentaire, de l’EHA et des Abris/AME.

Dans ce cadre, PUI recrute un (e) Chargé (e) des Subventions.

Objectif global :

Le/la Chargé (e) des Subventions est en charge de la gestion des échéances bailleurs liées aux programmes, de la communication interne et externe sur la mission et appuie l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes dans ses tâches quotidiennes, notamment dans l’écriture de propositions d’intervention.

Responsabilités et champs d’actions :

1. Programmes : Appui à la rédaction et à la formulation de propositions de projet et révision sur le fond et sur la forme des rapports bailleurs
2. Communication/Information : Elaboration de documents de communication interne et externe et participation aux groupes de travail communication
3. Représentation : Participation aux réunions de coordination externes

Objectifs spécifiques et activités associées

ASSURER LE RESPECT DES OBLIGATIONS CONTRACTUELLES BAILLEURS ET CONTRIBUER A LA PRODUCTION DE RAPPORT

• Il/Elle est garant(e) du respect du calendrier de reporting financier et narratif des programmes.
• Il/Elle assure la réponse aux questions des bailleurs de fonds sur les rapports soumis.
• Il/Elle contribue à la collecte des données nécessaires à la préparation des rapports, en lien avec les équipes terrain concernées.
• Il/Elle s’assure que les formats utilisés pour le reporting bailleurs soient conformes aux formats officiels.
• Il/Elle s’assure que les équipes terrain disposent des versions finales des propositions, des rapports bailleurs et des contrats à signature d’un nouveau projet.
• Il/Elle est garant du respect des guidelines bailleurs et des obligations contractuelles dans la formulation des rapports pendant la mise en œuvre des projets, en lien avec l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes, le/la Coordinateur(trice) Administratif et Financier et le/la Coordinateur(trice) Logistique.
• Il/Elle assure une relecture des rapports sur le fond et sur la forme et s’assure de la cohérence des données, de l’orthographe, de la grammaire, du respect des objectifs et du renseignement des indicateurs.
• Il/Elle s’assure du dépôt des rapports auprès des bailleurs, de l’archivage des dernières versions et des accusés de réception.
• Il/Elle assure le suivi contractuel des projets en cours (demande de Cost Extension et No Cost Extension).

PARTICIPER A L’ELABORATION DES PROPOSITIONS DE PROJET

• Il/Elle s’assure de la bonne compréhension des directives bailleurs au sein de l’équipe chargée de la préparation de la proposition via l’élaboration d’une note de synthèse des appels à manifestation d’intérêt.
• Il/Elle s’assure que les formats utilisés pour les propositions de projet soient conformes aux formats officiels des bailleurs de fond.
• Il/Elle participe à la rédaction des propositions de projet, des demandes d’avenant, et participe à l’élaboration de l’ensemble des documents destinés aux bailleurs (note d’intention, annexes logistiques RH et financières, réponses aux questions dans le cadre de liquidations et d’audits, etc) en lien avec l’Adjoint(e) Chef de Mission aux Programmes et avec les contributions des personnes concernées (Responsables de Base, Responsables Techniques, etc…).
• Il/Elle participe au suivi du développement de projet sous la direction de l’Adjoint Cheffe de mission aux programmes.
• Il/Elle participe à l’élaboration des réponses faites aux bailleurs dans le cadre du développement de projet.
• En collaboration avec le/la Coordinateur (trice) administratif et financier et avec l'équipe de mise en œuvre, il/elle assure le suivi de l’élaboration des budgets pour les nouvelles propositions de projet et des projets en cours afin de garantir leur cohérence avec les parties narratives.
• Il/Elle assure une veille des opportunités de financement au sein du pays d’intervention en lien avec les Coordinateurs Techniques et sous la responsabilité de l’Adjoint(e) Chef de Mission aux Programmes.   

ASSURER LA DIFFUSION AU SIEGE ET SUR LA MISSION DES DOCUMENTS INTERNES ET EXTERNES

• Après validation par l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes, il/elle envoie les rapports internes et externes au siège en respectant les délais de validation interne et échéances contractuelles externes.
• Il/Elle aide à préparer les réunions internes, rédige les comptes rendus et fait valider par le/la Chef de mission.
• Il/Elle s’assure que les principales guidelines bailleurs sont connues et diffusées sur la mission, en lien avec les différents Coordinateurs.
• Il/Elle envoie régulièrement la mise à jour du calendrier de reporting à l’ensemble de l’équipe.
• Il/Elle est en charge du briefing de chaque nouvel expatrié sur le reporting, la communication, la visibilité.

PARTICIPER À LA COMMUNICATION EXTERNE DE LA MISSION

• Il/Elle participe avec le Coordinateur Logistique et les Coordinateurs Terrains au bon dimensionnement et au suivi des dépenses correspondant aux lignes budgétaires « visibilité ».
• Il/Elle sollicite mensuellement, auprès des Responsables Programmes, des articles (success story, interview…) accompagnés de photos pour le site de PUI.
• Il/Elle diffuse les articles au Service Communication du siège. A ce titre, il/elle doit soumettre au siège 1 success story ou 1 entretien bénéficiaire ou d’un personnel PUI par mois.
• Il/Elle centralise les photos / vidéos projets et alimente la photothèque / vidéothèque mission.
• Il/Elle consolide l’information et travaille la présentation des documents externes (rapports d’évaluation, études d’impact, etc) qu’il/elle soumet pour relecture au/à l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes.
• Il/Elle prépare les documents de présentation de la mission sur la base de la stratégie mission.
• Il/Elle participe à la formulation des rapports obligatoires pour les autorités camerounaises et les fait valider par le/la Chef de Mission avant transmission.

PARTICIPER AU SUIVI ET EVALUATION MENES SUR LA MISSION

• Il/Elle est garant de la capitalisation sur la mission et s’assure que les fiches programmes, activités et leçons apprises sont remplis par chaque Responsable Technique.
• Il/Elle est garant(e) de la mise à jour régulière de l’outil de capitalisation et le transmet à chaque nouvel expatrié lors de son briefing.
• Il/Elle appui les bases dans la réalisation des évaluations (élaboration des TdR, du questionnaire, de la base de données, etc.)
• Il/Elle est en mesure de briefer les équipes sur les prérequis d’une évaluation.
• Il/Elle peut être déployé sur les bases pour assurer un appui.
• Il/Elle est garant du respect du plan d’action Approche Intégrée élaboré.
• Il/Elle appui les équipes dans la finalisation des rapports d’évaluation.

PARTICIPER À LA REPRESENTATION DE PUI AUX REUNIONS DE COORDINATION HUMANITAIRE

• Il/Elle assiste à certaines réunions à la demande du/de l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes et en fait le compte rendu écrit.
• Il/Elle participe au Forum Humanitaire afin d’y apporter des précisions sur les zones où PUI est présente et participer au plaidoyer de la mission.

Chantiers prioritaires :

• Renforcement des capacités des bases sur l’importance et le rôle du Grants ainsi que sur les techniques de reporting ;
• Appuyer les équipes base sur le reporting à destination des bailleurs de fonds de la mission (DG ECHO, BHA/USAID, CDCS, etc.) ;
• Appuyer les équipes programmes dans la rédaction des nouvelles propositions de projets pour l’année 2023 ;
• Appui au suivi-évaluation et aux activités de capitalisation sur la mission.

Profil recherché:

• Etre titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bac+4/5 en gestion des projets ou tout autre domaine similaire.

Expérience Professionnelle

• Justifier d’une expérience d’au moins un (01) an dans le secteur  humanitaire
• Expérience avec des bailleurs UN, européen (ECHO) et USAID/BHA appréciée.

Connaissances et compétences requises

• Maitrise du Pack Office
• Excellente qualités rédactionnelles
• Leadership
• Organisation

Connaissances et compétences appréciées

• Anglais, langues locales de la zone d’intervention (Arabe Choua, Fulfulde, Bamoun).    
• Connaissance des règles des principaux bailleurs de fonds institutionnels (ECHO, EuropAid, UN, OFDA, USAID, etc).
• Logiciel de traitement des données.

Caractéristiques personnelles requises :

• Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
• Bonne résistance au stress
• Sens de la diplomatie
• Capacité d’analyse
• Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
• Organisation et respect des échéances
• Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités locales et des bailleurs de fonds
• Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques
• Disponibilité
• Fiabilité et rigueur
• Organisation et gestion des priorités
• Sens de la communication, bon relationnel
• Adaptabilité en fonction de l’évolution des priorités et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Conditions

• Poste basé à Yaoundé (Région du Centre) avec déplacement sur les zones d’intervention ;
• Contrat à Durée Déterminée ;
• Salaire défini selon la grille salariale personnel national PUI ;
• Entrée en poste en DECEMBRE 2022 (sous réserve de financement).
• Les candidats ressortissants de la localité de recrutement et/ou résidant seront priorisés.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.