Logistics/Procurement Safety & Security Officer

   (Maroua)

Posted : 11 March, 2022

Category : Logistics and security   Location : Maroua

Job type : Full Time

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Logistics/Procurement Safety & Security Officer (local hire) Job Code: BSPT30037 (Purchasing Associate II) Job Family: Business Support Compensation Band: JJ JOB DESCRIPTION Job Title: Logistics/Procurement Safety & Security Officer Project: Cameroon Strengthening Civil Society and Community Resilience Program (SCS-CRP) FHI 360 is a global development organization with a rigorous, evidence-based approach. Our professional staff includes experts in civil society, peacebuilding, health, nutrition, education, economic development, environment, and research. FHI 360 operates from 60 offices with 4,500 staff in the U.S. and around the world. Our commitment to partnerships at every level and our multidisciplinary approach enable us to have a lasting impact on the individuals, communities, and countries we serve–improving lives for millions. FHI 360 is currently recruiting for the position of Logistics/Procurement Safety & Security Officer for a five-year USAID-funded project, Cameroon Strengthening Civil Society and Community Resilience Program (SCS-CRP), with a budget of $11 million. The goal of the SCS-CRP project is to empower Cameroonians to address their needs through increased access to services and ability to advocate. Job Summary: The Logistics/Procurement Safety & Security Officer position will be based in Maroua, Far North region and will report to the Director of Administration and Finance. S/he will be responsible for all activities related to the procurement of goods and services, including vendor and consultant services for the office. Manages all service and consultant contracts as well as any grants or subcontracts to ensure terms and conditions are met and contracts are kept up to date. The Logistics and Security Officer will perform all security and safety programs, plans and policies relevant to the project including detailed security procedures that comply with FHI 360 security policies. This will include emergency response drills and communication procedures for the project. Logistics/Procurement Safety & Security Officer – DUTIES AND RESPONSIBILITIES • Provides security, safety and risk mitigation and ensure that project staff complies with project security procedures; • Monitors and analyzes the ongoing threat environment faced by the project and brief the leadership accordingly. Distributes threat warnings to all staff as appropriate. Ensure that appropriate risk mitigation measures are taken by the project to respond to the threats or changes in threats faced by the project. This is to include physical protection measures, safe working routines, movement restrictions, protection equipment and security staff provision, as required; • Oversee movement control and coordination for the project, transportation and staff whereabouts. • Oversee any security provider contracted by the project to ensure contractual compliance and performance of their duties, and act as the focal point of contact with the security provider; • Report security incidents, violations and recommended corrective actions, as appropriate, to the COP, the appointing authority and the HQ Security Department; • Ensure all new employee/contractor personnel receive appropriate security orientations and briefings; • Verify that all security devices such as locks, alarms, access systems and physical force protection measures are operational or reported for repair; • Ensure visitor access and vehicle control systems are effective and appropriate for the threat environment; • Work with the HQ Security Manager to maintain the project Crisis Response Plan in coordination with the COP and ensure that the contact information contained therein is always up-to-date; • Provide a weekly security report to project leadership and HQ Security Department; • Be able to assist with out-of-hours emergency response at the project, if needed; • Serve as the liaison with the U.S. Embassy Regional Security Officer and/or equivalent U.S. Government personnel for project security matters; • Assist the project with business continuity planning, as required; • Manages the process for all procurements, including bidding and selection process. • Oversees and maintains all service contracts, consultant agreements, and leases for all Cameroon offices. • Tracks all contracts, consultant agreements and other procurements to ensure closeout, renewals or rebids happen timely. • Tracks and monitors deliverable deadlines and provides regular updates to technical staff to ensure deadlines are met. • Maintains all procurement files, including all necessary documentation, for goods and services, consultants, grants and subcontracts and any other contract or agreement. • Checks goods/services received to ensure orders are filled correctly and goods meet specifications. • Works with Operations & Finance Officer on procurement process for all office management needs. • Assisting for posting consultant new hires to ensure job postings are advertised in a consistent manner with other procurements and in the most effective way possible. • Negotiates price and terms and conditions for all contracts and consultant agreements. • Manage and annually review vendor performance for all project offices, conduct appropriate documentation and new bidding process if required for vendor non-performance • Maintains up to date knowledge of FHI 360 procurement processes and policies as well as local laws and best practice around procurement. • Work with Operations team on asset tracker for all assets and ensures annual inventory is complete. • Trains staff on procurement procedures and policies and documentation requirements. • Performs other duties as assigned. KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES, EXPERTISE AND COMPLEXITY • Articulate, professional and able to communicate in a clear, positive manner with clients. • Comprehensive knowledge of procurement standards and practices. • Working knowledge of company policies and procedures regarding procurement, consultants, and contracts. • Ability to work independently and manage processes and deadlines with limited supervision. • Excellent at working in team settings. • Possess good planning, organizational, and interpersonal skills. • Ability to analyze information and exercise judgement when making decisions within the context of established policies and procedures. • Proficiency in computer software applications e.g. MS-Word, MS-Excel, MS Outlook and MS-PowerPoint. • Must be a self-starter with attention to detail. • Familiarity in working with international organizations and USAID regulations. MINIMUM REQUIREMENT STANDARDS: • Bachelor’s Degree or its International Equivalent in business administration or related field. • Minimum of 3-5 years of procurement experience. • Must have prior work experience on USAID funded programs. • Working knowledge of office software, including WORD, Excel, PowerPoint, Outlook and Microsoft Teams. • Must have excellent communication skills and good command in both written and spoken English and French. • Must have high integrity. • Experience of establishing strong working relationships with colleagues from different organizations and cultures. • Ability to meet deadlines with strong attention to consistency, detail, and quality. • Ability to travel within country if needed. • Authorization to work in Cameroon. This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. How to Apply Candidates must submit their application, including CV, via email to CameroonSCSCRP@fhi360.org by March 18, 2022, 5:00 p.m. Cameroon time. Email subject line must include “Logistics/Procurement Safety & Security Officer”. We appreciate all interest in this position, but only shortlisted candidates will be contacted. FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer. FHI 360 is an equal employment and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, disability, veteran status, genetic information or any other status or characteristic protected under applicable law. French Version DESCRIPTION DU POSTE Titre du poste : Responsable Logistique/Approvisionnement Sûreté & Sécurité Projet : Programme de renforcement de la société civile et de la résilience communautaire au Cameroun (SCS-CRP) Aperçu FHI 360 est une organisation à but non lucratif axée sur le développement humain, qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie de manière durable, à travers la promotion de solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel regroupe des experts dans les domaines de la Santé, de l’Éducation, de la Nutrition, de l’Environnement, du Développement économique, de la Société civile, des questions liées au genre, de la jeunesse, de la recherche et de la technologie, ce qui crée une combinaison unique d’expertise qui nous permettent de relever les défis interdépendants actuels en matière de développement. FHI 360 est présente dans plus de 70 pays et sur l’ensemble du territoire des États-Unis. FHI 360 recrute actuellement un Responsable Logistique/Approvisionnement Sûreté & Sécurité pour un projet de cinq ans, financé par l'USAID, le Programme de renforcement de la société civile et de la résilience communautaire au Cameroun (SCS-CRP), avec un budget de 11 millions de dollars. L'objectif du projet SCS-CRP est de donner aux Camerounais les moyens de répondre à leurs besoins grâce à un meilleur accès aux services et à la capacité de plaidoyer. Résumé du poste Le poste de Responsable Logistique/Approvisionnement Sûreté & Sécurité sera basé à Maroua, dans la région de l'Extrême-Nord et rendra compte au Directeur de l'Administration et des Finances. Il/elle sera responsable de toutes les activités liées à l'acquisition de biens et de services, y compris les services des fournisseurs et des consultants pour le bureau. Il/elle gère tous les contrats de services et de consultants ainsi que les subventions ou les sous-contrats pour s'assurer que les termes et conditions sont respectés et que les contrats sont tenus à jour. Le responsable de la logistique et de la sécurité exécutera tous les programmes, plans et politiques de sécurité et de sûreté pertinents pour le projet, y compris les procédures de sécurité détaillées conformes aux politiques de sécurité de FHI 360. Cela comprendra des exercices d'intervention d'urgence et des procédures de communication pour le projet. FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS • Assurer la sécurité, la sûreté et l'atténuation des risques et s'assurer que le personnel du projet respecte les procédures de sécurité du projet. • Surveiller et analyser l'environnement de menace continu auquel est confronté le projet et informer la direction en conséquence. Distribuer les avertissements de menace à tout le personnel, le cas échéant. Veiller à ce que des mesures d'atténuation des risques appropriées soient prises par le projet pour répondre aux menaces ou aux changements de menaces auxquels le projet est confronté. Cela doit inclure des mesures de protection physique, des routines de travail sûres, des restrictions de mouvement, des équipements de protection et la mise à disposition de personnel de sécurité, selon les besoins. • Superviser le contrôle et la coordination des mouvements pour le projet, le transport et les déplacements du personnel. • Superviser tout fournisseur de sécurité engagé par le projet pour assurer la conformité contractuelle et l'exécution de leurs tâches, et agir en tant que point de contact central avec le fournisseur de sécurité. • Signaler les incidents de sécurité, les violations et les actions correctives recommandées, le cas échéant, au COP, à l'autorité de nomination et au Département de la sécurité du siège. • S'assurer que tous les nouveaux employés/entrepreneurs reçoivent des orientations et des briefings de sécurité appropriés. • Vérifier que tous les dispositifs de sécurité tels que les serrures, les alarmes, les systèmes d'accès et les mesures de protection contre la force physique sont opérationnels ou signalés pour réparation. • Veiller à ce que les systèmes d'accès des visiteurs et de contrôle des véhicules soient efficaces et adaptés à l'environnement de menace. • Travailler avec le responsable de la sécurité du siège pour maintenir le plan de réponse aux crises du projet en coordination avec le COP et s'assurer que les informations de contact qui y sont contenues sont toujours à jour. • Fournir un rapport de sécurité hebdomadaire à la direction du projet et au département de sécurité du siège. • Être en mesure d'aider à l'intervention d'urgence en dehors des heures d'ouverture du projet, si nécessaire. • Servir de liaison avec l'agent de sécurité régional de l'ambassade des États-Unis et/ou le personnel équivalent du gouvernement américain pour les questions de sécurité du projet. • Assister le projet avec la planification de la continuité des affaires, au besoin. • Gérer le processus de tous les achats, y compris les appels d'offres et le processus de sélection. • Superviser et maintenir tous les contrats de service, les accords de consultants et les baux pour tous les bureaux du Cameroun. • Suivre tous les contrats, accords de consultants et autres achats pour s'assurer que la clôture, les renouvellements ou les nouvelles offres se font en temps voulu. • Suivre et surveiller les délais de livraison et fournir des mises à jour régulières au personnel technique pour s'assurer que les délais sont respectés. • Tenir à jour tous les dossiers d'approvisionnement, y compris toute la documentation nécessaire, pour les biens et services, les consultants, les subventions et les contrats de sous-traitance et tout autre contrat ou accord. • Vérifier les biens/services reçus pour s'assurer que les commandes sont correctement remplies et que les biens répondent aux spécifications. • Travailler avec le responsable des opérations et des finances sur le processus d'approvisionnement pour tous les besoins de gestion du bureau. • Aider à l'affichage des nouvelles embauches des consultants pour s'assurer que les offres d'emploi sont annoncées de manière cohérente avec les autres achats et de la manière la plus efficace possible. • Suivre les préoccupations et répondre aux questions du personnel technique concernant les contrats et la conformité des clients ; conseiller et prendre des mesures correctives. • Négocier les prix et les conditions de tous les contrats et accords de consultants. • Gérer et examiner annuellement la performance des fournisseurs pour tous les bureaux de projet, mener la documentation appropriée et le processus de nouvel appel d'offres si nécessaire en cas de non-performance du fournisseur. • Maintenir une connaissance à jour des processus et politiques d'approvisionnement de FHI 360 ainsi que des lois locales et des meilleures pratiques en matière d'approvisionnement. • Agir en tant que liaison avec la comptabilité pour s'assurer que les bons de commande sont payés à échéance et que les comptes sont tenus à jour. • Travailler avec l'équipe des opérations sur le suivi des actifs pour tous les actifs et s'assurer que l'inventaire annuel est complet. • Former le personnel aux procédures et politiques d'approvisionnement et aux exigences en matière de documentation. • Participer à l'élaboration et à la révision des procédures et politiques d'approvisionnement. • Effectuer d'autres tâches selon les besoins. CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS, EXPERTISE ET COMPLEXITÉ • Articulation, professionnalisme et capacité à communiquer de manière claire et positive avec les clients. • Connaissance approfondie des normes et pratiques en matière d'approvisionnement. • Connaissance pratique des politiques et procédures de l'entreprise concernant les achats, les consultants et les contrats. • Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer les processus et les délais avec une supervision limitée. • Excellente aptitude à travailler en équipe. • Posséder de bonnes compétences en matière de planification, d'organisation et de relations interpersonnelles. • Capacité d'analyser l'information et d'exercer son jugement lors de la prise de décisions dans le contexte des politiques et procédures établies. • Maîtrise des logiciels informatiques, par exemple MS-Word, MS-Excel, MS Outlook et MS-PowerPoint. • Doit être autonome et avoir le souci du détail. • Familiarité avec le travail avec les organisations internationales et les règlements de l'USAID. NORMES D'EXIGENCES MINIMALES • License/Bachelor’s ou son équivalent international en administration des affaires ou dans un domaine connexe. • Minimum de 5 ans d'expérience en approvisionnement. • Doit avoir une expérience professionnelle préalable sur des programmes financés par l'USAID. • Connaissance pratique des logiciels de bureautique, notamment WORD, Excel, PowerPoint, Outlook et Microsoft Teams. • Doit avoir d'excellentes compétences en communication et une bonne maîtrise de l'anglais et du français écrit et parlé. • Doit faire preuve d'une grande intégrité. • Expérience de l'établissement de solides relations de travail avec des collègues d'organisations et de cultures différentes. • Capacité à respecter les délais avec une forte attention à la cohérence, aux détails et à la qualité. • Capacité à voyager dans le pays si nécessaire. • Autorisation de travailler au Cameroun. La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour mener à bien ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment. Directives de Candidature Les candidats doivent soumettre leur candidature, y compris leur CV, par courrier électronique à CameroonSCSCRP@fhi360.org avant le 18 mars 2022, 17h00, heure du Cameroun. La ligne d'objet de l'e-mail doit inclure « Responsable Logistique/Approvisionnement Sûreté & Sécurité/Logistics/Procurement Safety & Security Officer. » Nous apprécions tout intérêt pour ce poste, mais seuls les candidats présélectionnés seront contactés. FHI 360 est un employeur qui pratique l'égalité des chances et l'action positive. FHI 360 s'engage à offrir l'égalité des chances en matière d'emploi sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'identité sexuelle, de l'orientation sexuelle, de l'origine nationale ou ethnique, de l'âge, du handicap ou du statut d'ancien combattant en ce qui concerne les politiques, les programmes ou les activités.

 

Job Search Assistance:

1. CV Writing + Cover Letter - 10K 

2. Urgent CV Writing + Cover Letter - 25K 

3. Job Search Coahing - 20K 

WhatsApp or Call: 674 520 658

Aide à la recherche d'emploi:

1. Rédaction de CV + Lettre de Motivation - 10K

2. Rédaction urgente de CV + Lettre de motivation - 25K

3. Coaching de recherche d'emploi - 20K

Whatsapp et appel: 674 520 658

NB: Les recrutements au Cameroun sont gratuits, prenez garde si des frais vous sont demandés et n'envoyez jamais de l'argent par transfert électronique (MOMO ou OM), ni de pièces personnelles comme votre CNI

Recruitments in Cameroon are free, be careful if fees are requested and never send money by electronic transfer (MOMO or OM), or personal documents like your CNI

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