Procurement & Logistic Assistant, CoSMO Project

Akwajobs   (Yaounde, Cameroon)

Posted : 12 December, 2022

Category : Administrative, International Trade, Procurement and Travel Practices   Location : Yaounde, Cameroon

Job type : Full Time

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Poste : Assisant(e) achats et logistique - Projet CoSMO
Employeur : Conférence épiscopale nationale du Cameroun (CENC)

Superviseur : Responsable Achats et Logistique
Ville, Pays : Yaoundé, Cameroun
Nombre de postes : 01
Date de début prévue : 5 janvier 2023 (sous réserve de financement) Durée du projet : 5 ans (2023-2028)
Durée du contrat : 12 mois (avec possibilité d'extension)

La Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC) est le siège de l'Eglise catholique au Cameroun, où la promotion de la dignité humaine est au centre des préoccupations des Objectifs de Développement Durable. La CENC œuvre pour assurer la dignité de l'être humain, le bien commun, la subsidiarité et la solidarité de tous les humains. Le travail de développement de la CENC au Cameroun est accompli à travers, l'accès à une éducation de qualité, la santé, la promotion de l'engagement des fidèles pour la réduction des inégalités et l'autonomisation des groupes vulnérables.

RÉSUMÉ DU PROJET CoSMO

Le projet CoSMO (Consolidating Systems and Services for the Management of Orphans and Vulnerable Children), d'une durée de 5 ans et d'un montant d'environ 33 millions de dollars US, est financé par le President's Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) par l'intermédiaire de l'Agence Américaine pour le Développement International (USAID). Il couvrira au moins 68 districts sanitaires dans les 10 régions du Cameroun. Le programme sera mis en œuvre par un consortium d'organisations locales dirigé par la Conférence Episcopale Nationale du Cameroun (CENC) à partir du 1er janvier 2023.
Le programme OEV (Orphelins et Enfants Vulnérables) relève les défis de la prise en charge durable des OEV en renforçant les capacités du Gouvernement de la République du Cameroun (GRC), de la société civile, des communautés et des ménages à fournir des soins et un soutien de qualité aux enfants infectés et affectés par le VIH au Cameroun. Sous la direction de la CENC, les partenaires des sousrécipiendaires, le gouvernement du Cameroun et d'autres parties prenantes travailleront en collaboration pour atteindre environ 65 000 d'OEV et leurs familles dans les districts sanitaires du pays où la charge du VIH est élevée. Le programme consiste en des activités de prévention du VIH et de recherche de cas pour les OEV, ainsi qu'en un soutien communautaire pour la liaison avec les soins et la rétention des enfants et des adolescents vivant avec le VIH, dans le but de contribuer au contrôle de l'épidémie de VIH en atteignant et en maintenant les objectifs 95-95-95 de l'ONUSlDA.

TERMES DE REFERENCE
Résumé du poste
L'Assistant(e) aux achats aidera à la mise en œuvre quotidienne des activités d'achat. Il/elle sera sous la supervision directe du Responsable des Achats et de Logistique.

 
 Rôles et responsabilités
Gestion des achats et des stocks
     Gérer les achats et assurer des services d'approvisionnement efficaces et opportuns en suivant les délais d'approvisionnement convenus (distribution des bons de commande, collecte des devis, etc.)
     Assurer l'archivage des documents liés aux achats (devis/pro-forma, bons de commande, factures, notes de livraison/marchandises reçues, contrats).
     Mise à jour de la liste des fournisseurs et du catalogue de prix.
     Veiller à ce que l'ensemble du processus d'approvisionnement soit respecté conformément au manuel des procédures de la CENC, aux SOP et aux exigences des donateurs, le cas échéant •
     S'assurer que tous les documents justificatifs d'achat appropriés sont classés en conséquence (par période et par type d'approvisionnement) •
     Assurez-vous que le formulaire de demande d'achats est approuvé avec tous les renseignements.
     Aider en temps opportun avec les programmes, départements, unités et services pertinents concernant la livraison des fournitures, en tenant toutes les parties informées de tout changement ;
     S'assurer que le formulaire de suivi des achats est entièrement rempli sur une base quotidienne et qu'il peut être distribué au gestionnaire sur une base hebdomadaire et mensuelle régulière.
     Veiller à ce que les dossiers d'approvisionnement soient complets et transmis aux finances afin de payer en temps opportun les biens et services achetés ;
     Maintenir une base de données d'information précise et à jour sur les fournisseurs pour les articles achetés régulièrement et sur les conditions du marché local.   Créer et fournir des rapports au supérieur hiérarchique sur demande. Logistique
     Faire le suivi des demandes de biens et de services, y compris les exigences en matière de réception, de paiement et d'inventaire.
     Controller régulièrement les fournitures et consommables du Projet CoSMO et prendre les mesures nécessaires pour informer le superviseur du renouvellement du stock ;
     Aider à la coordination et au suivi des besoins en en espace de bureaux en liaison avec les unités concernées, selon les besoins.
     Assurer le suivi du processus d'inspection annuelle et de police d'assurance pour tous les véhicules du projet ;
Gestion des voyages et des réunions
     Coordonner et gérer les plans de réunion ;
     Assurer le respect de la Politique sur les voyages ;
     Gérer les arrangements administratifs pour toutes les réunions du projet, les missions officielles et les plans de voyage ,
     Aider à la production de rapports, de statistiques et/ou de matériel d'information au besoin.

    QUALIFICATIONS MINIMALES
    o Formation et expérience
     Diplôme de BACC + 2 de préférence en Logistique et transport, Administration Générale et Commerce International. Une certification en logistique serait un atout.
     Minimum de 3 ans d'expérience professionnelle dans les achats/logistique/gestion des actifs.
     Une expérience professionnelle dans le secteur des achats et/ou de la logistique au sein d'une ONG ou dans le secteur commercial serait un atout.
     Une expérience de travail dans un projet financé par le PEPFAR sera un avantage distinct.
QugUtégpersgnneJes
     Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
     Souci du détail, exactitude et rapidité dans l'exécution des responsabilités assignées.

     Doit être bilingue avec une connaissance pratique de l'anglais et de Français. 25% voyagent au Cameroun.

Supervision : Chauffeurs
Interne : Personnel du projet CENC/CoSMO
Externe : sous-récipiendaire de CoSMO - personnel des partenaires de mise en œuvre, représentants de l'USAlD et du PEPFAR, consultants, autres prestataires de services de la our tout le evsonnel

Compétence à l'échell de la NECC

Elles sont ancrées dans les valeurs, les principes directeurs, la mission de l'Eglise Catholique et de la CENC. Elles sont requises de chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités. II s'agit de :
     Respect de la dignité de la personne humaine
     Respect du bien commun
     Respect du principe de subsidiarité
     Respect du principe de solidarité
     Confiance dans toutes les relations
     Epanouissement professionnel
     Partenariat
     Responsabilité
     Intégrité
     Responsabilité et management
     Esprit stratégique

Avertissement : Cette description de poste n'est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.
Les procédures d'acquisition de talents de la CENC reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l'exploitation. La CENC est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

 
COMMENT POSTULER

Les fichiers DOIVENT inclure •

1.    Lettre de motivation adressée au Secrétaire Général de la CENC ;
2.    CV de pages maximum ;
3.    Liste d'au moins 3 références, dont l'une doit être un dirigeant d'une communauté religieuse/confessionnelle
4.    Preuve de qualifications académiques / professionnelles pertinentes
5.    Preuve d' expérience professionnelle.

Vous pouvez postuler en envoyant vos candidatures à l'adresse suivante : recruitment@necc-cenc.org
Mention « Assistant(e) Achats & Logistique - Projet CoSMO » dans l'objet de l'email

Date limite : 15/12/2022 à minuit heure du Cameroun.
Les demandes incomplètes ou reçues après la date limite ne seront pas prises en considération.
Les candidatures féminines sont encouragées.

Ce poste est réservé aux seuls ressortissants camerounais. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
NB : En postulant à cet emploi, le candidat doit comprendre que la CENC protège la vie humaine à tout prix et exigera du candidat qu'il fasse de même s'il est recruté. LA CENC Demande également à son personnel de traiter toutes les personnes avec dignité et respect et de prévenir activement le harcèlement, les abus, l'exploitation et la traite.  
    

 

English Version

JOB DESCRIPTION

Position: Procurement & Logistic Assistant, CoSMO Project
Employer: National Episcopal Conference of Cameroon (NECC)
Supervisor: Procurement & Logistic Officer
Town, Country: Yaounde
Number of positions: 01
Expected start date: January, 5th 2023 (contingent on funding)
Duration of the project: 5 years (2023-2028)
Duration of Contract: 12 months (with possibility of extension)

ABOUT NECC
The National Episcopal Conference of Cameroon (NECC) is the Head Quarter of the Catholic Church in Cameroon, where the promotion of human dignity is at the center of the concerns of the Sustainable Development Goals. NECC works to ensure dignity of the human being, common good, subsidiarity and in solidarity of all humans. NECC's development work in Cameroon is accomplished through, access to quality education, health, promoting commitment of the faithful for the reduction of inequalities and empowerment of vulnerable groups.

SUMMARY OF THE CoSMO PROJECT

The 5-year, approximately US$33 million Consolidating Systems and Services for the Management of Orphans and Vulnerable Children (CoSMO) Project funded by the President's Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) through the United States Agency for International Development (USAID) will cover at least 68 health districts across all 10 regions of Cameroon. The program will be implemented by a consortium of local organizations led by the National Episcopal Conference of Cameroon (NECC) as from January l, 2023.
The OVC program addresses the challenges of sustainable care and support to OVC by strengthening the capacities of the Government of the Republic of Cameroon (GRC), civil society, communities, and households to provide quality care and support to HIV-infected and affected children in Cameroon. Under the leadership of NECC, subrecipients' partners, the Government of Cameroon and other stakeholders will work collaboratively to reach about 65,000 OVC and their families in health districts across the country where the HIV burden is high. The program consists of HIV prevention and case finding activities for OVC as well as ensuring community support for linkage to care and retention among children and adolescents living with HIV with the goal of contributing to HIV epidemic control by attaining and sustaining the 95-95-95 targets of UNAIDS.

TERMS OF REFERENCE JOB Summary

The Procurement Assistant will assist in the day-to-day implementation of procurement activities.
S/he will be under direct supervision of the Procurement and Logistics Officer.

Following agreed procurement timelines (Distribution of PO's, collection of quotes, etc.)
     Ensure the archiving of documents related to procurement (quotes/pro-forma,
Purchase orders, Invoices, Delivery/Goods Received Notes, contracts).
     Update of supplier list and the price catalog.
     Ensure of fulfilment of the whole procurement process as per NECC Logistics Handbook, SOP's, and per donor requirements where required;
     Ensure that all appropriate purchases supporting documents are file accordingly
(Per period and procurement type);
     Ensure that the Procurement Request Form are accurate with all information.
     Assist in a timely manner with the relevant programs, departments, units, and services regarding delivery of supplies, keeping all parties informed of any changes;
     Ensure that the Procurement Tracker form is fully complete on a daily basis and is available for distribution to manager on a regular weekly and monthly basis.   Ensure that procurement files are complete and prepared for Finance Unit for timely payments of procured Goods and Services;
     Maintain an accurate and up-to-date supplier information database for regularly purchased items, and information about local market conditions.   Creating and providing reports to Line Manager as requested. Logistics
     Monitors requests for goods and services, including receipt, payment and inventory requirements.
     Review regularly supplies of the CoSMO Project and take necessary action to inform the supervisor for renewal of the stock;
     Assist in Coordination and monitoring of office space requirements in liaison with relevant units as required.
     Follows up the process of annual inspection and insurance policy for all Project vehicles;
Travels and Meeting Management
     Coordinate and manage meeting plans;
     Ensure compliance with the Travel Policy;
     Manage administrative arrangements for all Project meetings and official missions and travel plans;
     Assist in the production of reports, statistics, and/or information material when required;

MINIMUM QUALIFICATIONS

•    Work requires completion of 2 years University with HND in general administrative,
International Trade, Procurement and Travel practices, theories and procedures. Training in logistics, supplies/procurement and travel would be an asset.
•    Minimum of 3 years of work experience in procurement/logistics/assets management
•    Experience working in the procurement and/or Logistics sector in a NonGovernmental Organization (NCO) or in the commercial sector would be a plus.   Experience working in a PEPFAR funded project will be a distinct advantage.
•    Ability to multitask.
•    Attention to details, accuracy and timeliness in executing assigned responsibilities.

Language Required/desire

•    Must be bilingual with a working knowledge of English and French.
 25% travel in Cameroon.
Internq!: NECC/CoSMO staff
External: COSMO Sub recipient implementing partners staff, USAID & PEPFAR representatives, consultants, other service providers of NECC.

    NECC-wide Competences for al NECC staff

These are rooted in values, guiding principles, and mission of the Catholic Church and the NECC. They are required of each staff member to fulfill his or her responsibilities and achieve the desired results. These are:
•    Respect for the dignity of human being
•    Respect for the common good
•    Respect for the principle of subsidiarity
•    Respect for the principle of solidarity
•    Trust in all relationships   Professional growth
•    Partnership with others
•    Responsibility and accountability
•    Integrity

Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skills, efforts, tasks and responsibilities associated with the position.
NECC's talent acquisition procedures reflect our commitment to protecting children and vulnerable adults from abuse and exploitation. NECC is an equal opportunity employer.

HOW TO APPLY
Files MUST include:
 . Cover letter addressed to the Secretary General of NECC
2.    CV of maximum 4 pages
3.    List of at least 3 references, one of which should be a leader of a religious/faith community
4.    Evidence of relevant academic / professional qualifications
5.    Proof of professional experience.

You can apply by sending your applications to the following address: recruitment@necc-cenc.org
Mentioning "Procurement & Logistics Assistant — COSMO Project" in the subject line Deadline: 15/12/2022 at midnight Cameroon time.
Incomplete applications or applications received after the deadline will not be considered.
Female candidates are encouraged to apply.
This position is reserved only for Cameroonian nationals.
Only shortlisted candidates will be contacted.
NB: In applying for this job, the applicant must understand that NECC protects human life at all costs and will require the applicant to do the same if recruited. NECC also asks its staff to treat all persons with dignity and respect and to actively prevent harassment, abuse, exploitation and trafficking.  

 

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