Stagiaire à l'unité de la Protection - Yaoundé

Akwajobs   (Yaoundé)

Posted : 31 August, 2021

Category : Development & Humanitarian Aid   Location : Yaoundé

Job type : Full Time

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Eligible Applicants: This position is advertised open to internal and external applicants.

Procedures and Eligibility: Interested applicants should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS).

Duties and Qualifications: STAGIAIRE A LA PROTECTION

Le stagiaire aura pour charge de veiller à ce que les dossiers de l'Organisation soient gérés (classement des documents, tenue des dossiers physique) tout au long de leur cycle de vie, conformément aux normes du HCR. Aussi, il aura la charge de gérer la bibliothèque et de recevoir les appels des réfugiés et demandeurs d----asile. Le stagiaire recevra des conseils de son superviseur et devra suivre les directives et les normes en matière d'archivage.

Le stagiaire pourra être amené à assurer la liaison avec d'autres entités internes ou externes, afin de garantir une prestation efficace des services et la réalisation des objectifs. La nature de certaines tâches exige discrétion et confidentialité, conformément aux normes et pratiques du HCR.

Le stagiaire est un membre clé de l'équipe car la gestion des dossiers physiques des personnes relevant de la compétence du HCR fait partie des tâches qu'il accomplit sous la supervision directe de l'associé chargé de l'enregistrement et de la gestion des données. Au Cameroun, la procédure de détermination du statut de réfugié est menée conjointement par le Gouvernement et le HCR, par conséquent tous les dossiers physiques sont stockés au HCR.

Il/elle travaillera de manière indépendante sur les tâches de routine et suivra les instructions du superviseur pour les questions plus complexes.

Responsabilités spécifiques : Sous la supervision de l'associé chargé de l'enregistrement et de la gestion des données et en étroite collaboration avec le personnel de protection du HCR dans d'autres unités fonctionnelles, le stagiaire devra : Classement et tenue des dossiers :

• Gérer le système de suivi du classement
• S'assurer qu'un système de classement ordonné et systématique est maintenu dans la salle d'archivage (active et fermée) pour une récupération efficace et rapide des dossiers.
• S'assurer que le système de suivi des dossiers est correctement utilisé par tout le personnel du bureau et que les mouvements de dossiers au sein du bureau et entre les utilisateurs sont correctement enregistrés dans le système.
• Maintenir l'accès et les permissions des systèmes de classement physique.
• Gérer les transferts de dossiers.
• Maintenir les dépôts physiques en bon état et utiliser l'espace de manière efficace.
• S'assurer que les données qui sont principalement liées aux demandeurs d'asile et aux réfugiés sont correctement classées dans le dossier individuel physique.
• Prendre les mesures nécessaires pour assurer l'intégrité et la sécurité des dossiers dans les dépôts d'archives.
• Recevoir, enregistrer et transmettre la correspondance entrante et gérer sa distribution appropriée aux agents responsables.
• Recevoir et orienter les réfugiés et les demandeurs d'asile en ce qui concerne leur documentation, le processus de détermination du statut de réfugié et la communication des décisions de la DSR.

Recevoir les appels des réfugiés et des demandeurs d'asile au numéro standards mis en place au niveau de la section. Et toute autres taches pertinentes selon les besoins.

Gestion de la bibliothèque : Assurer la gestion au quotidien de la bibliothèque

• Assurer l----interaction avec les usagers, accueillir les lecteurs, les aider dans leurs recherches et les orienter dans leur choix de lecture.
• Sélectionner des titres qui correspondent aux besoins d'information, de formation ou de loisirs des lecteurs qui fréquentent la bibliothèque.
• Classer, étiqueter et conserver les ouvrages depuis leur réception jusqu'à leur mise en rayon afin de les retrouver facilement ;
• Préparer les opérations de reliure et d'étiquetage en vue du prêt.
• Contribuer à l----organisation des expositions, rencontres.
• Effectuer d'autres tâches pertinentes selon les besoins.

Qualifications et exigences minimales

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
• Minimum de 2 ans d'expérience pertinente avec un diplôme d'études secondaires ; ou 1 an d'expérience professionnelle pertinente avec un baccalauréat ou équivalent ou plus.
• Compétences informatiques (applications MS Office).
• Maîtrise du français (ou de la langue de travail de l'ONU sur le lieu d'affectation si ce n'est pas l'anglais) et de la langue locale.
• Désir d'aider les populations réfugiées.

Qualifications souhaitables :

• Expérience de travail avec des réfugiés.
• Expérience avec le HCR
• Connaissance de la Convention sur les réfugiés
• Expérience de l'interaction avec des personnes vulnérables, y compris la sensibilisation aux questions de genre
• Compétences informatiques, y compris la connaissance des bases de données
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler dans un contexte multiculturel.
• Savoir utiliser les outils bibliographiques et renseigner les lecteurs.
• Savoir classer les documents sur les rayons

Language Requirements For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English. For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language. For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Language Requirements: Good Knowledge of English and fluency in French.

Additional Information

Please note that UNHCR does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, meeting, travelling, processing, training or any other fees).

Only shortlisted candidates will be invited for an eliminatory written test following by an interview.

Duration of Appointment

3 month with the possibility of extension for 3 additional months

Closing Date

Closing date for submissions or applications is 10 Septembre 2021.

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